Compliance und Transparenz

Hier finden Sie die Angaben zum Managementansatz (MA), die sich auf die für uns wesentlichen Themen „Compliance“,  „Korruptions- und Geldwäscheprävention“ sowie „Datenschutz und Cybersecurity“ für das Jahr 2018 beziehen (in Orientierung an den GRI-Standards). Weitere Angaben finden sich in unserem Nachhaltigkeitsbericht 2018.

Wesentlichkeit

Der Talanx-Konzern erachtet die Einhaltung geltenden Rechts als unabdingbare Voraussetzung für eine dauerhaft erfolgreiche Geschäftstätigkeit. Compliance ist damit integraler Bestandteil aller Konzernaktivitäten. Neben den Bereichen, die der Talanx-Konzern innerhalb seines Compliance-Programms als Kern- sowie Koordinationsthemen definiert hat, trägt er auch zur Beachtung von Gesetzen und Vorschriften mit Bezug zur Umwelt und Gesellschaft bei.

Abgrenzung

Innerhalb des Talanx-Konzerns ist das Thema Compliance für alle relevant, von Geschäftsbereichen über Abteilungen bis hin zu den einzelnen Mitarbeitern. Außerhalb des Konzerns können insbesondere Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten von dem Thema berührt sein.

Auswirkungen

Compliance bedeutet generell die Wahrung oder Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen und zielt vorrangig auf die Vermeidung von negativen Auswirkungen durch Gesetzes- und Regelverstöße ab. Zugleich strebt der Talanx-Konzern in dem Handlungsfeld „Compliance und Transparenz“ die Offenlegung von Informationen und Erläuterungen zu den Themen Compliance und Corporate Governance an. Dadurch wird die Transparenz des Konzerns gesteigert und die Vergleichbarkeit mit Wettbewerbern verbessert.

Ma?nahmen und Richtlinien

Der konzernweite Verhaltenskodex ist ein wirksames Instrument, um das Bekenntnis zur Einhaltung geltenden Rechts transparent zu machen. Er beinhaltet wichtige Grundsätze und Regeln, die für Mitarbeiter auf allen Ebenen des Talanx-Konzerns gelten. Der Kodex dient dazu, den Mitarbeitern grundlegende rechtliche und ethische Anforderungen, denen sie im Rahmen ihrer Tätigkeit für die jeweiligen Gruppengesellschaften entsprechen müssen, darzulegen und ihre diesbezüglichen Pflichten näher zu bestimmen. Zudem wird konkret das Verbot der Geldwäsche und unzulässiger Finanzierungen hervorgehoben und darauf hingewiesen, dass bei allen Verdachtsfällen der Geldwäschebeauftragte und der Compliance Officer zu informieren sind. Der Verhaltenskodex (pdf) ist konzernweit gültig und in verschiedenen Sprachen verfügbar und ist auf der Website für Kunden, Lieferanten und andere Interessengruppen öffentlich verfügbar.

Der Verhaltenskodex wird durch die Compliance-Richtlinie sowie weitere Hinweise und Erläuterungen weiter konkretisiert, die in unserem Intranet zur Verfügung stehen. In der Compliance-Richtlinie finden sich ausführliche inhaltliche Vorgaben zu den im Verhaltenskodex aufgestellten Grundsätzen, die zwischenzeitlich in den Konzerngesellschaften des In-und Auslands behandelt und für verbindlich erklärt wurden.

Ein Hinweisgebersystem ermöglicht es, bestimmte gravierende Gesetzesverstöße zu melden. Das System ist über unsere Website weltweit erreichbar und steht derzeit in der deutschen sowie in sechs weiteren Sprachen zur Verfügung, die im Konzern stark vertreten sind. Über das Hinweisgebersystem können Hinweise zu verschiedenen Themenfeldern (u. a. Betrug/Untreue/Korruption, fehlerhafte Buchführung bzw. Rechnungslegung, Wettbewerbs- und Kartelldelikte, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Verstöße gegen Kapitalmarktbestimmungen, Sanktions- und Embargobestimmungen sowie gegen arbeitsrechtliche, aufsichtsrechtliche und steuerrechtliche Bestimmungen) abgegeben werden – auf Wunsch vollständig anonymisiert. Darüber hinaus können Hinweise auf Verstöße gegen Gesetze und Richtlinien auch dem jeweiligen Vorgesetzten oder direkt dem für die Gesellschaft zuständigen Compliance Officer im Talanx-Konzern bzw. des jeweiligen Geschäftsbereichs übermittelt werden.

Auf Basis eines zielgruppenorientierten Schulungskonzepts wird Mitarbeitern regelmäßig Gelegenheit gegeben, ihr Wissen und ihre Kenntnisse über ausgewählte Compliance-Themen aufzufrischen und zu vertiefen. Neue Mitarbeiter werden regelmäßig im Rahmen von Einführungsveranstaltungen eingewiesen. Auch wird zu den relevanten Compliance-Themen Im Rahmen von Präsenzschulungen und sogenannten webbasierten Trainings (WBT) regelmäßig geschult. Schulungen zum Thema Anti-Korruption dienen dazu, den korrekten Umgang mit Zuwendungen sicherzustellen. Zur Förderung der Compliance-Kultur im Konzern findet darüber hinaus mehrmals im Jahr eine Präsenzschulung durch den Chief Compliance Officer für verschiedene Führungskräfte-gruppen statt. Dieser Dialog unterstützt Group Compliance darin, gegebenenfalls vorhandenen Beratungsbedarf frühzeitig zu identifizieren und darauf passende Schulungsangebote zu entwickeln. Im Jahr 2018 wurde zudem ein Augenmerk auf die Ausweitung der Zusammenarbeit mit den dezentralen Compliance-Verantwortlichen gelegt. Neben einem Treffen der europäischen Compliance-Verantwortlichen wurde ein regelmäßiges, virtuelles Compliance Meeting namens „ComplianceXchange“ etabliert, in dem Group Compliance und die dezentralen Compliance-Verantwortlichen gemeinschaftlich Best-Practice-Lösungsansätze entwickeln und austauschen.

Zust?ndigkeit

Compliance ist auf Gruppenebene in einer selbständigen Abteilung angesiedelt. Sie besteht aus dem Chief Compliance Officer, der gleichzeitig Corporate-Governance-Beauftragter und Generalbevollmächtigter der Talanx AG ist und direkt an den Vorstandsvorsitzenden der Talanx AG berichtet. An den Chief Compliance Officer des Konzerns berichten wiederum Compliance Officer, die für die einzelnen Geschäftsbereiche und Konzerngesellschaften zuständig sind. Die Compliance-Abteilung ist für die Etablierung und Weiterentwicklung von Konzernrichtlinien und Strukturen zur Sicherstellung der Compliance, für die Nachverfolgung von Beschwerden und Compliance-Verstößen sowie für interne Schulungen im Konzern zuständig. Daneben erfolgt anlassbezogen eine vertiefende Beratung in den relevanten Compliance-Themenfeldern.

Ein weltweites Netzwerk von Compliance-Verantwortlichen an den ausländischen Standorten unterstützt den Chief Compliance Officer bei seinen Aufgaben. So können lokale Compliance-Verstöße auch direkt an Compliance in Hannover berichtet werden. In einem jährlichen Bericht informiert der Chief Compliance Officer den Vorstand zu wesentlichen Compliance-Themen und-Entwicklungen.

Ergebnisse und Kontrolle

Die Einhaltung der Compliance-Vorschriften wird durch den Bereich Group Compliance sowie im Rahmen von regelmäßigen Revisionsprüfungen (internen Audits) des Bereich Group Auditing kontrolliert. Die Inhalte der maßgeblichen Compliance-Regelwerke werden kontinuierlich überprüft und bei Bedarf angepasst. Zudem berücksichtigt der Konzern im Hinblick auf die Themen Compliance und Transparenz die Interessen und Anforderungen von Stakeholdern, zum einen über den nachhaltigkeitsbezogenen Stakeholder-Dialog, zum anderen über die Orientierung an den GRI-Standards und die Teilnahme an ESG-Rating-Prozessen.

Nachhaltigkeitsbericht 2019

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