Compliance und Transparenz 2014

Hier finden Sie die ?Angaben zum Managementansatz“ (DMA), die sich auf die für uns relevanten Themen ?Compliance im engeren Sinn“, ?Anti-Korruption und Geldw?schepr?vention“ sowie ?Datenschutz“ für das Jahr 2014 beziehen (in Orientierung an den GRI-Leitlinien).

Wesentlichkeit

Der Begriff "Compliance" lässt sich als die Gesamtheit aller inhaltlichen und organisatorischen Vorkehrungen definieren, um das rechtmäßige Verhalten der Talanx-Gesellschaften, ihrer Organmitglieder und Mitarbeiter im Hinblick auf alle rechtlichen und ethischen Vorgaben und auf die unternehmensinternen Richtlinien in den wesentlichen Unternehmensbereichen und Betriebsabläufen zu gewährleisten. Der Talanx-Konzern erachtet die Einhaltung geltenden Rechts als selbstverständliche Voraussetzung für eine dauerhaft erfolgreiche Geschäftstätigkeit. Dies beinhaltet Gesetze und Vorschriften mit Bezug zur Umwelt gleichermaßen wie solche u.a. zu Anti-Korruption, Geldwäscheprävention, Datenschutz und Steuer-Compliance.

Der Aspekt Compliance ist für den Talanx-Konzern wesentlich, da rechtlich korrektes, verantwortungsbewusstes und ethisches Handeln Grundvoraussetzung für das Vertrauen in unseren Konzern und seine Wettbewerbsfähigkeit ist. Darüber hinaus werden durch rechtmäßiges Verhalten volkswirtschaftliche oder gesellschaftliche Schäden verhindert, die z.B. aus Steuerdelikten oder wettbewerbswidrigem Verhalten resultieren können.

Abgrenzung des Aspekts

Innerhalb des Talanx-Konzerns ist das Thema Compliance für alle relevant, von Geschäftsbereichen über Abteilungen bis hin zu den einzelnen Mitarbeitern. Außerhalb des Konzerns können insbesondere Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten von dem Thema berührt sein.

Auswirkungen

Compliance bedeutet generell die Wahrung oder Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen und zielt vorrangig auf die Vermeidung von negativen Auswirkungen durch Gesetzes- und Regelverstöße ab. Zugleich strebt der Talanx-Konzern in dem Handlungsfeld „Compliance und Transparenz“ aber auch die Offenlegung von Informationen und Erläuterungen zu den Themen Compliance und Governance an. Dadurch werden die Transparenz des Konzerns gesteigert und die Vergleichbarkeit mit Wettbewerbern verbessert.

Ma?nahmen und Richtlinien

Der Verhaltenskodex des Talanx-Konzerns beinhaltet die wichtigsten Grundsätze und Regeln, die für Mitarbeiter auf allen Ebenen des Talanx-Konzerns gelten, einschließlich der Mitglieder der Geschäftsleitungen. Der Kodex dient dazu, den Mitarbeitern die grundlegenden rechtlichen und ethischen Anforderungen, denen sie im Rahmen ihrer Tätigkeit für die jeweiligen Gruppengesellschaften entsprechen müssen, darzulegen und ihre arbeits- bzw. dienstvertraglichen Pflichten näher zu bestimmen. Der Verhaltenskodex ist konzernweit gültig und in verschiedenen Sprachen verfügbar. Zugleich wird durch die Veröffentlichung des Verhaltenskodex im Internet auch den Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern des Talanx-Konzerns sowie weiteren Interessierten die Bedeutung rechtmäßigen Verhaltens im Talanx-Konzern transparent dargelegt.

Der Verhaltenskodex wird durch die Compliance-Richtlinie sowie weitere Hinweise und Erläuterungen konkretisiert, die im Intranet zur Verfügung stehen. In der Compliance-Richtlinie finden sich ausführliche inhaltliche Vorgaben zu den im Verhaltenskodex aufgestellten Grundsätzen.

Ein Hinweisgebersystem ermöglicht es, bestimmte gravierende Gesetzesverstöße zu melden. Es lässt sich über die Talanx-Website weltweit erreichen. Das Hinweisgebersystem steht derzeit neben der deutschen in sieben weiteren Sprachen zur Verfügung, die im Konzern stark vertreten sind. Über das System können Hinweise auf Betrug, fehlerhafte Buchführung bzw. Rechnungslegung, Korruption, Untreue, Wettbewerbs- und Kartelldelikte, Verstöße gegen Insider- und Embargobestimmungen sowie Marktmanipulation abgegeben werden – auf Wunsch vollständig anonymisiert. Daneben können Hinweise auf Verstöße gegen Gesetze und Richtlinien auch dem jeweiligen Vorgesetzen oder direkt den Compliance Officern des Talanx-Konzerns bzw. des jeweiligen Geschäftsbereichs gegeben werden.

Mithilfe von Schulungsveranstaltungen und -programmen bietet der Talanx-Konzern seinen Mitarbeitern regelmäßig Gelegenheit, ihr Wissen und ihre Kenntnisse über ausgewählte Compliance-Themen aufzufrischen, zu erweitern und zu vertiefen. Neue Mitarbeiter werden regelmäßig im Rahmen von Einführungsveranstaltungen geschult. Des Weiteren wird zu den relevanten Compliance-Themen im Rahmen von Präsenzschulungen und sogenannten webbasierten Trainings (WBT) regelmäßig geschult. Im Rahmen jeder Schulung werden Praxisfälle besprochen, die i.d.R. auf den jeweiligen Adressatenkreis der Schulung zugeschnitten sind. Zudem besteht die Möglichkeit, konkrete Fragen an die Referenten zu stellen, die entweder direkt oder im Nachgang geklärt und beantwortet werden. Durch die Einbindung eines speziellen Tools erhalten die Teilnehmer der Schulungen auch die Möglichkeit, interaktiv mitzuwirken.

Eine zeitgemäße Corporate Governance ist bei Talanx gelebte Selbstverständlichkeit. Neben der kontinuierlichen Beschäftigung mit den sich wandelnden rechtlichen Rahmenbedingungen gibt Talanx jährlich eine Entsprechenserklärung zum Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) ab. Zudem werden die eigenen Corporate-Governance-Grundsätze der Talanx AG regelmäßig überarbeitet. Die Unternehmenskultur des Talanx-Konzerns ist zudem geprägt durch das tägliche und aktive Leben der Talanx-Werte. Weiterhin sind relevante Gesellschaften dem Verhaltenskodex des GDV für den Vertrieb beigetreten, siehe auch Nachhaltigkeit bei Versicherungsprodukten.

Zust?ndigkeit

Die Compliance-Organisation des Talanx-Konzerns besteht aus dem Chief Compliance Officer, der gleichzeitig Corporate-Governance-Beauftragter und Generalbevollmächtigter der Talanx AG ist, und weiteren Compliance Officern, die für die einzelnen Geschäftsbereiche und Konzerngesellschaften zuständig sind. Die Compliance-Abteilung ist für die Etablierung und Weiterentwicklung von Konzernrichtlinien und Strukturen zur Sicherstellung der Compliance im Konzern, für die Nachverfolgung von Complaints und Compliance-Verstößen, für interne Schulungen sowie Fragen der Corporate Governance zuständig. Daneben erfolgt anlassbezogen eine umfassende Beratung in den relevanten Compliance-Themenfeldern.

Ergebnisse und Kontrolle

Die Einhaltung der Compliance-Vorschriften wird durch den Bereich Compliance sowie im Rahmen der Revisionsprüfungen kontrolliert. Die Inhalte der maßgeblichen Compliance-Regelwerke werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst. Zudem berücksichtigt der Konzern im Hinblick auf die Themen Compliance und Transparenz die Interessen und Anforderungen von Stakeholdern, zum einen über den nachhaltigkeitsbezogenen Stakeholder-Dialog, zum anderen über die Orientierung an den GRI-Leitlinien und die Teilnahme an ESG-Rating-Prozessen.

Global Reporting Initiative

Die GRI-Leitlinien bieten eine Orientierung bei der Erstellung des Nachhaltigkeitsberichts und werden weltweit von Unternehmen aller Branchen genutzt

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